Eigentümerversammlung: Funktion, Formalien und Aufgaben

In allen Wohnhäusern mit mehreren Wohneinheiten bilden die Wohnungsbesitzer eine Eigentümergemeinschaft. Sie widmet sich den Verwaltungsaufgaben für das gemeinschaftliche Eigentum und trifft sich regelmäßig zu der Eigentümerversammlung. Welche Formalien gelten hierbei? Und welchen Aufgaben muss sie nachkommen?

Was ist die Eigentümerversammlung?

Die Eigentümergemeinschaft wird aus allen Wohnungseigentümern eines Hauses oder einer Wohnanlage gebildet. Bei ihrer Eigentümerversammlung kommen also alle, die ein Mitspracherecht am Umgang mit dem Gemeinschaftseigentum haben, die Stimmberechtigten, zusammen. Wohnungseigentümer können sich ggf. auch durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen. Nach einem Todesfall oder während einem Insolvenzverfahren können auch Nachlass- oder Insolvenzverwalter an einer Eigentümerversammlung teilnehmen.

Die meisten Eigentümergemeinschaften setzen eine WEG-Verwaltung ein und ersparen sich durch diese Auslagerung viel Arbeit und vermutlich auch einige Streitereien. Dennoch müssen sie regelmäßig Entscheidungen fällen, die das Eigentum aller betreffen. Dabei können Themen einer Eigentümerversammlung beispielsweise

  • Wirtschaftspläne und Investitionen für das folgende Jahr,

  • Rechtsstreitigkeiten,

  • Planung von Reparaturen,

  • Anliegen, die die Hausordnung betreffen

  • oder die Überprüfung bzw. Genehmigung der letzten Jahresabrechnung sein.

Die Versammlung dient somit generell dazu, die Mitglieder zu informieren, einen Austausch zu ermöglichen und Beschlüsse zu fassen.

Rund um die Eigentümergemeinschaft, deren Funktion und Aufgaben sind viele Punkte im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) festgeschrieben. So gehört das Einberufen der Eigentümerversammlung zu den Pflichten des WEG-Verwalters. Er ist gesetzlich aufgefordert, sie einmal jährlich stattfinden zu lassen und alle Eigentümer der Gemeinschaft einzuladen. Verfährt der Verwalter bei der Einladung nicht wie vorgeschrieben, kann es vorkommen, dass gefällte Beschlüsse anschließend gekippt werden. Das ist der Fall, wenn innerhalb von vier Wochen Klage vor Gericht erhoben wird und die nicht berücksichtigten Stimmen tatsächlich den Beschluss hätten grundsätzlich beeinflussen können.

Gut zu wissen: Auch außerordentliche Eigentümerversammlung können einberufen werden, wenn sie von mehr als einem Viertel der Mitglieder gewünscht werden. Ein sogenanntes vorgeschriebenes Minderheitenrecht soll der Minderheit die Möglichkeit geben, trotz möglicher Überstimmung, ihren Standpunkt vorstellen zu können. Generell kann eine  Eigentümerversammlung, sollte der Verwalter seiner Pflicht nicht nachkommen, auch stellvertretend von dem Beiratsvorsitzenden der Eigentümergemeinschaft einberufen werden.

Einladung zur Eigentümerversammlung: Welche Formalien müssen eingehalten werden?

Bei der Einladung zur Eigentümerversammlung müssen WEG-Verwalter einige wichtige Formalien beachten, da ansonsten die Wirksamkeit von Beschlüssen gefährdet werden kann. Welche sind das?

  • Es gilt, dass die Mitglieder der Eigentümergemeinschaft mindestens zwei Wochen im Voraus über die Eigentümerversammlung informiert werden müssen. Nur in sehr dringenden Fällen ist es möglich, diese Frist zu ignorieren.

  • Die Einladung muss in Textform erfolgen. Das bedeutet, sie wird schriftlich vorgenommen, benötigt aber keine Unterschrift.

  • Die Mitglieder müssen in dem Schreiben über den Inhalt der Tagesordnung informiert werden, da allen Beteiligten eine angemessene Vorbereitung ermöglicht werden soll. Wird das in der Einberufung nicht eingehalten, können gefällte Beschlüsse dadurch im Nachhinein anfechtbar werden. So fordert es § 23 Abs. 2 WEG.

  • Auch bei Beschlüssen beispielsweise über die Abrechnungen des vergangenen Wirtschaftsjahres gilt, dass die Eigentümer vorab Einsicht in die Unterlagen erhalten müssen.

Wichtige Grundlagen der Eigentümerversammlung

Das Stimmrecht

Generell gilt bei Abstimmungen nach § 25 Abs. 2 WEG das Kopfprinzip. Darunter wird verstanden, dass jedem Eigentümer eine Stimme zukommt, unabhängig davon, wie viele Wohnungen er besitzt. Handelt es sich jedoch nur um einen Eigentumsanteil und mehrere Besitzer, verfügen sie trotzdem nur über eine Stimme.

Es ist auch möglich, andere Prinzipien im Stimmrecht anzuwenden, sofern sie in der Teilungserklärung festgelegt wurden. Das kann zum Beispiel das Wertprinzip sein, das ein Stimmrecht nach Miteigentumsanteilen (meist nach Flächenanteil) bedingt. Hier dürfen Beschlüsse nur dann gefällt werden, wenn die anwesenden Mitglieder mindestens 50 Prozent der Miteigentumsanteile repräsentieren. Andernfalls muss die Abstimmung wiederholt werden.

Des Weiteren gibt es noch das Objektprinzip. Dabei ist die Stimme an das Objekt, also die Wohneinheit gebunden. Wer also mehrere Wohnungen im Haus besitzt, hat ein starkes Mitspracherecht.

Beschlussfähigkeit

Damit die Beschlussfähigkeit gewährleistet ist, müssen einige Punkte bei der Versammlung eingehalten werden:

  • Die Eigentümerversammlung muss in der Regel unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfinden.

  • Damit sie als beschlussfähig gewertet werden kann, muss das Eigentum der Anwesenden mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten. Hierbei ist die Größe der Miteigentumsanteile relevant. Wird diese Voraussetzung nicht erreicht, muss noch einmal eine Ersatzversammlung einberufen werden.

  • Generell sollten Eigentümer bei dem Kauf einer Wohnung gut die Teilungserklärung studieren und auch darauf hin prüfen, ob die Regelungen zur Beschlussfähigkeit nach § 25 Abs. 3 WEG abgeändert wurden.

  • Eigentümer sollten bei den Eigentümerversammlungen auch vermeintliche Details im Auge haben: Mag die Beschlussfähigkeit zu Beginn festgestellt worden sein, kann sie sich im Laufe der Veranstaltung verlieren, wenn Mitglieder sie früher verlassen. Das kann für später stattfindende Abstimmungen Folgen haben.

Protokoll

Ein weiteres wichtiges Element der Eigentümerversammlung ist das Protokoll, das die Sitzung in Verlauf und Ergebnissen festhält. Der WEG-Verwalter erfasst in dem Dokument alle behandelten Punkte der Tagesordnung und alle gefällten Beschlüsse. Auch dazu besteht eine gesetzliche Grundlage in § 24 Abs. 6 WEG. Die Teilnehmer der Eigentümerversammlung erhalten in jedem Fall Einsicht, bekommen es aber meist auch zugesandt.

Inhalt des Protokolls:

  • Ort und Datum der Eigentümerversammlung

  • Feststellung der formal korrekten Einladung

  • Überprüfung der Teilnahmeberechtigung der Anwesenden und der Anzahl der Stimmberechtigten (Teilnehmerliste)

  • Feststellung der Beschlussfähigkeit

  • Darlegung aller Punkte der Tagesordnung

  • Nennung des Beschlussergebnisses mit Anzahl der Ja- und Nein-Stimmen bzw. Enthaltungen

  • Unterschrift des Verwalters, ggf. des Verwaltungsbeirats und eines teilnehmenden Eigentümers

Fristen

Eine Frist, bis zu der die Eigentümer das Protokoll erhalten müssen, ist nicht gesetzlich festgelegt. In den meisten Fällen geschieht das jedoch innerhalb von höchstens drei Wochen nach der Versammlung. Denn die Teilnehmer haben das Recht, das Protokoll innerhalb von einem Monat anzufechten. Nach dieser Frist sind die Beschlüsse, selbst wenn sie ggf. fehlerhaft sind, gültig.

Eigentümerversammlung: Wie sieht der Ablauf aus?

Die Eigentümerversammlung wird in der Regel vom WEG-Verwalter einberufen und auch durchgeführt. Dieser leitet durch den Ablauf, der aufgrund der rechtlichen Anforderungen geprägt wird. Dabei müssen sich die Teilnehmer gängigerweise auf folgende Punkte einstellen:

  • Der Verwalter überprüft, ob alle Anwesenden teilnahmeberechtigt sind, da die Versammlung unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfinden soll.

  • Er überprüft außerdem, ob die Anwesenden ausreichend viele Eigentumsanteile vertreten und ob die Versammlung damit beschlussfähig ist.

  • Er sorgt dafür, dass die Geschäftsordnung eingehalten wird.

  • Nach Nennung des jeweiligen Themas und ggf. einer Darlegung vorgebrachter Argumente führt er die Abstimmung durch und stellt das Ergebnis des Beschlusses fest.

  • Alle Beschlüsse dokumentiert der WEG-Verwalter in der Beschlusssammlung.

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Eigentümerversammlung und Universalversammlung: Was ist der Unterschied?

Im Gegensatz zu einer ordnungsgemäßen Eigentümerversammlung, zu der eine korrekte Ladung erfolgt, findet eine Universalversammlung statt, wenn sich alle Mitglieder der Eigentumsgemeinschaft selbst zu einer Versammlung verabreden. Dann ist die Möglichkeit einer Anfechtung aufgrund nicht eingehaltener Formalien bei der Ladung der Teilnehmenden außer Kraft gesetzt. Alle Wohnungseigentümer müssen darüber informiert werden, dass gesetzliche Vorschriften ausgelassen werden. Die Zustimmung kann aber stillschweigend, allein durch eine Teilnahme ohne Widerspruch, erfolgen. In einer Universalversammlung dürfen sich Wohnungseigentümer generell, auch über eine Vollmacht, nicht vertreten lassen.

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