Die wichtigsten Infos rund um die Sondereigentumsverwaltung

Eine Sondereigentumsverwaltung nimmt Vermietern den Großteil der Verwaltungsarbeit ab. Welche Kosten dadurch entstehen und welche modernen Alternativen es gibt, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Was ist Sondereigentum?

Der Begriff Sondereigentum kommt aus dem Wohnungseigentumsgesetz und beschreibt das Recht an einer Eigentumswohnung; es ergänzt damit das Volleigentum. Ein Wohngebäude, dessen Wohnungen unterschiedlichen Eigentümern gehören, unterteilt sich rechtlich in Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum.

Als Wohnungsbesitzer verfügt man daher über Sondereigentum und einen Miteigentumsanteil am Gemeinschaftseigentum. In Zusammenhang mit einer gewerblichen Nutzung spricht man stattdessen vom Teileigentum.

In § 5 des Wohnungseigentumsgesetzes werden Gegenstand und Inhalt des Sondereigentums eingegrenzt, wobei nicht präzise festgelegt wird, was als solches zu betrachten ist. Das geschieht für jedes einzelne Wohngebäude innerhalb der Teilungserklärung und des Aufteilungsplans. Alle Bereiche bzw. Gegenstände eines Wohnhauses werden demnach zugeordnet.

So zählen Dach, Hausflur, Treppenhaus und Fenster in der Regel zum Gemeinschaftseigentum, nichttragende Wände und Zwischenwände beispielsweise zum Sondereigentum. Gegenstände, die aber nicht ausschließlich einem Eigentümer dienen – so Rohre, die mehrere Wohnungen versorgen – können niemals als Sondereigentum gelten. Mit der WEG-Reform zum 01.12.2020 dürfen auch Terrassen, Gärten oder Stellplätze als Sondereigentum bestimmt werden.

Bisher wurde das über Sondernutzungsrechte geregelt, die in der Teilungserklärung schriftlich fixiert werden mussten. In diesem Fall kann ein Mieter alleine einen bestimmten Teil des Gemeinschaftseigentums nutzen.

Wichtig ist der Begriff des Sondereigentums, um Besitz und Vermietung von Eigentumswohnungen zu ermöglichen. So wird auch die Kostenaufteilung bei vielen Reparaturarbeiten über diese Zuordnung geregelt.

Verursacht Sondereigentum ein Schaden am Gemeinschaftseigentum oder andersherum, zum Beispiel ein Rohrbruch und Wasserschaden, kann der Verantwortliche auch dem anderen gegenüber schadensersatzpflichtig werden.

Worin liegen die Aufgaben einer Sondereigentumsverwaltung?

Im Gegensatz zu einer WEG-Verwaltung, die für das Gemeinschaftseigentum zuständig ist, gibt es bei einer Sondereigentumsverwaltung keine gesetzlichen Vorgaben, die den Aufgabenbereich prägen. Generell kümmert sich eine WEG-Verwaltung um die Interessen der gesamten Eigentümergemeinschaft, die Sondereigentumsverwaltung (SEV) vertritt nur die des jeweiligen Wohnungseigentümers.

Ihre Tätigkeiten gleichen denen einer Mietverwaltung und ergeben sich ausschließlich aus vertraglichen Absprachen. Dabei handelt es sich um kaufmännische bzw. finanzielle, organisatorische, technische und rechtliche Leistungen, so zum Beispiel:

Verwaltung der Finanzen

  • Führung von Konten. Um das Vermögen des Eigentümers vom eigenen zu trennen, werden entweder Treuhandkonten eingerichtet oder für Konten des Eigentümers Verfügungsermächtigungen für den Verwalter ausgestellt.

  • Abwicklung der Miet- und Betriebskostenzahlungen des Mieters. Bei Ausfall oder Verzug der Mietzahlungen übernehmen Verwalter auch meist die Anmahnung.

  • Zahlungen von Rechnungen, beispielsweise für Nebenkosten oder Instandhaltungsarbeiten.

  • Die laufende Buchhaltung für die Einnahmen und Ausgaben.

  • Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung für Mieter.

Organisatorische Tätigkeiten

  • Die mit einer Neuvermietung einhergehenden Aufgaben: Mietersuche, Überprüfung der Bonität, Vertragserstellung, Entgegennahme der Kaution, Wohnungsübergabe, Erstellung eines Wohnungsübergabeprotokolls etc.

  • Ansprechpartner für den Mieter: Entgegennahme von Kündigungen und Mieterbeschwerden, Umgang mit schwierigen Mietern.

  • Prüfung und Durchführung von Erhöhungen der Miete oder der Betriebskostenvorauszahlung

Technische Aufgaben

  • Die Auftragsvergabe und Überwachung bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten.

  • Überprüfung, wenn Mieter Mängel oder Schäden an der Mietsache melden. Bei Notfällen, beispielsweise, wenn ein Wasserschaden droht, muss die Hausverwaltung sofort aktiv werden.

Rechtliche Aufgaben

  • Ist die Hausverwaltung über den Verwaltervertrag dazu ermächtigt, kann auch die Kommunikation bzw. Vertretung in Rechtsangelegenheiten zu ihren Aufgaben gehören. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Mieter sich weigert, seine Miete zu zahlen und ein Anwalt eingeschaltet werden muss.

Mit welchen Kosten müssen Vermieter rechnen?

Für den Service einer SEV fallen dem Eigentümer natürlich Kosten an. Das 6. Branchenbarometer 2018 des DDIV (Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V.) nennt für das Jahr 2017 als durchschnittliche Kosten pro Monat und Wohneinheit:

  • 23,21 Euro, wenn die SEV gemeinsam mit der WEG-Verwaltung, also bei demselben Verwalter beauftragt wird.

  • 29,27 Euro, sofern es sich ausschließlich um die Dienstleistung der SEV handelt.

Der Preis für eine Hausverwaltung wird jedoch von vielen Faktoren beeinflusst: Im Osten ist der Service deutlich günstiger als im Süden Deutschlands, in städtischen Gebieten höher als in ländlichen. Bei den genannten Werten handelt es sich um eine Grundvergütung, die nur bestimmte, regelmäßig anfallende Aufgaben abdeckt. Welche genau dazu gehören, variiert zwischen den einzelnen Anbietern. Sonderleistungen werden zusätzlich in Rechnung gestellt.

So wird in vielen Fällen beispielsweise eine Neuvermietung extra berechnet. Nach den Angaben der oben genannten Quelle wurden beispielsweise 2017 für einem Mieterwechsel 128 Euro und für die Erstellung des Exposés, Vermarktung und Durchführung von Besichtigungen 321,80 Euro durchschnittlich erhoben. Wie die Preise berechnet werden, ist ebenfalls verschieden: als Pauschale, Prozentsatz von der Miete oder je Wohneinheit.

Wer trägt die Kosten für die Sondereigentumsverwaltung?

Die Aufwendungen, die dem Wohnungseigentümer für eine SEV entstehen, muss er selbst tragen. Denn bei diesen handelt es sich um Verwaltungskosten, die – anders als die Betriebskosten – nicht umlagefähig sind und deshalb nicht an den Mieter weitergeleitet werden dürfen.

Bei einer Vermietung können jedoch Verwaltungsausgaben steuerlich geltend gemacht werden: Als Werbungskosten werden sie in der Steuerklärung von den Mieteinnahmen abgezogen. Vermieter dürfen sie so in voller Höhe und in dem Jahr, in dem sie angefallen sind, berücksichtigen.

Lohnt sich eine SEV oder die Verwaltung besser selbst übernehmen?

Natürlich können Wohnungseigentümer auch diese Ausgaben sparen und die Verwaltungsarbeit selbst übernehmen. Dennoch sollten sie vorher einige Gedanken zum  Arbeitsumfang, der sie damit erwartet, anstellen. Vor allem, wenn Vermieter keinen großen Spaß an Verwaltungsarbeit haben, kaum Zeit oder selbst weit entfernt von der Mietwohnung leben, kann die Verantwortung nervenzehrend sein.

Schließlich muss der Vermieter dann des Öfteren vor Ort sein, beispielsweise um Mängelbeschwerden der Mieter selbst zu überprüfen oder Wohnungsübergaben durchzuführen. Und was tun, wenn im Notfall schnell gehandelt werden muss?

Vorteile einer SEV, die der Vermieter gut abwägen sollte:

  • Eine Hausverwaltung verfügt häufig über gute Kontakte zu Handwerksbetrieben, kann verschiedene Angebote einholen und weiß aus Erfahrung, wer verlässlich arbeitet. Sollten Instandhaltungsarbeiten anfallen, kann sich das im Preis widerspiegeln.

  • Der Vermieter muss auch über rechtliche Entwicklungen auf dem Laufenden bleiben, beispielsweise, was seine Pflichten als Vermieter oder auch Möglichkeiten bei strittigen Themen, wie Schönheitsreparaturen, anbelangt.

  • Sollte es jemals zu schwierigen Situationen kommen, beispielsweise zu ernsthaften Problemen mit einem Mieter, kann die Erfahrung einer Hausverwaltung mit ähnlichen Fällen oder gar gerichtlichen Auseinandersetzungen, hilfreich sein.

Die Entscheidung sollte also gut abgewogen werden, und der Vermieter sich im Klaren darüber sein, welche Ressourcen er mitbringt, und wie viel er investieren möchte.

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