Man unterscheidet bei der Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter materielle und formelle Mängel.

Der Bundesgerichtshof hat in verschiedenen Urteilen die formellen Anforderungen, die an eine Betriebskostenabrechnung gestellt werden, herausgearbeitet. Hierzu beispielsweise im Urteil vom 19.7.2017 – VIII ZR 3/17:

„Eine Betriebskostenabrechnung ist formell ordnungsgemäß, wenn sie den allgemeinen Anforderungen des § 259 BGB entspricht, also eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält. Dabei sind keine zu hohen Anforderungen zu stellen. Entscheidend ist allein, ob es die Angaben in der Betriebskostenabrechnung dem Mieter ermöglichen, die zur Verteilung anstehenden Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an diesen Kosten gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen. Soweit keine besonderen Abreden getroffen sind, sind daher in die Abrechnung bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten regelmäßig folgende Mindestangaben aufzunehmen: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und – soweit erforderlich – die Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.“

Demnach sind je Kostenart in einer geordneten Zusammenstellung die Gesamtbeträge, der jeweilige Verteilungsschlüssel, der auf den Mieter entfallende Anteil sowie dessen Vorauszahlungen anzugeben.

Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, ist die Abrechnung formell fehlerhaft.

Weiterhin ist zu beachten, dass dem Mieter innerhalb von einem Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugehen muss.

In § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB ist geregelt, dass nach Ablauf dieser Frist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen ist. Das bedeutet, dass nach Ablauf der Abrechnungsfrist ein formeller Mangel nicht mehr durch Korrektur der Abrechnung geheilt werden kann. Würde die Abrechnung aber ein Guthaben des Mieters ergeben, wäre dies dennoch auszuzahlen.

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