Betriebskostenvorauszahlung: Was ist für Vermieter wichtig?

Bei der Betriebskostenvorauszahlung kommt es häufig zu Missverständnissen zwischen Mieter und Vermieter. Was ist der Unterschied zwischen Neben- und Betriebskosten, zwischen einer Vorauszahlung und einer Pauschale? Wie kalkuliert man den Betrag angemessen? Die wichtigsten Punkte finden Sie hier.

Was bedeutet Betriebskostenvorauszahlung?

Für eine Immobilie fallen verschiedene Nebenkosten an – von der Grundsteuer bis zur Bezahlung des Hausmeisters. Ein Teil davon ist umlagefähig, das bedeutet, dass der Vermieter sie auf den Mieter umlegen darf. Da es sich dabei ausschließlich um die laufenden Kosten handelt, spricht das Gesetz von Betriebskosten.

Gut zu wissen: Vermieter sollten immer daran denken, eine Vereinbarung zu den Betriebskosten mit in den Mietvertrag aufzunehmen. Wurde nur die Kaltmiete schriftlich festgehalten, müssen Mieter auch nur diese bezahlen.

Vermieter können herbei entscheiden, ob sie die Betriebskosten in Form einer Vorauszahlung oder einer Pauschale erheben möchten. Beide Modelle haben Vor- und Nachteile; welches sich besser eignet, hängt in der Regel von der individuellen Situation ab. Bei einer Betriebskostenvorauszahlung entrichtet der Mieter monatlich einen festen Betrag an den Vermieter. Der Abrechnungszeitraum beträgt 12 Monate. Im Anschluss daran, hat der Vermieter nach § 556 BGB weitere 12 Monate Zeit, um die Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Versäumt er diesen Zeitraum, erlischt das Recht auf Nachforderungen.

In der Abrechnung werden alle einzelnen Posten mit ihren Gesamtkosten aufgelistet. Nach einem Verteilerschlüssel, der ebenfalls vom Vermieter bestimmt werden kann, wird der Kostenanteil für dein Mieter berechnet. Meist offenbart die Abrechnung eine Differenz zwischen den vorausbezahlten Beträgen und den tatsächlichen Kosten. Der Mieter muss entweder nachzahlen oder erhält eine Rückerstattung. Erst nach drei Jahren verfällt für beide Parteien der Anspruch, eine Nachforderung geltend zu machen.

Welche Nebenkosten zählen zu den Betriebskosten?

An welchen Kosten genau der Mieter beteiligt werden darf, zeigt dem Vermieter § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) in einer Auflistung. Kosten für Heizung, Wasser und Müllentsorgung sind darunter wohl die geläufigsten. Aber auch die Grundsteuer, Kosten für die Gebäudereinigung oder den Unterhalt des zugehörigen Gartens zählen dazu.

Vermieter müssen nicht alle Ursachen der Kosten einzeln im Mietvertrag auflisten, in der Regel genügt es, sich auf die Betriebskostenverordnung zu berufen. Der letzte Punkt in der Aufstellung bezeichnet „sonstige Betriebskosten“ und dient dazu individuelle Kosten, die aber die Voraussetzungen von Betriebskosten erfüllen, rechtmäßig umzulegen. Sollten Vermietern spezielle Ausgaben anfallen, beispielsweise durch den Betrieb eines Schwimmbads, einer Sauna oder durch eine Besonderheit der Immobilie, ist es ratsam, diese in den Vertrag mit aufzunehmen.

Betriebskostenvorauszahlung: Welche Vorteile hat sie für Vermieter?

Im Gegensatz zur Betriebskostenpauschale wird bei einer Vorauszahlung Wert auf eine genaue Abrechnung gelegt. Zwar fällt dem Vermieter zusätzliche Arbeit an, beiden Seiten ist aber durch eine sorgfältige Kostendarlegung klar, dass vom Mieter der tatsächliche Verbrauch getragen wurde. Besonders bei langfristigen Mietverhältnissen kann die Transparenz von Vorteil sein. Dennoch spart sich der Vermieter mit einer Betriebskostenpauschale viel Arbeit, da die Jahresabrechnung und Ausgleich bzw. Anpassung des Betrages entfallen.

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Wie lässt sich die Höhe der Betriebskostenvorauszahlung festsetzen bzw. anpassen?

Um den passenden Betrag für eine Vorauszahlung festzulegen, ist es natürlich am besten, wenn man bereits über Erfahrungswerte bzgl. Verbrauch und Kosten aus vorherigen Vermietungen verfügt. Dennoch sollte man alle über das Jahr regelmäßig anfallenden Ausgaben auflisten und beispielsweise bei Wasser, Heizung etc. aktuelle Preise recherchieren. Dabei hilft auch der Betriebskostenspiegel, der jährlich vom Deutschen Mieterbund, zur verstärkten Kostentransparenz erstellt wird. Er gibt Aufschluss über die Höhe von Betriebskosten in ganz Deutschland. So können sich Vermieter gut ein Bild vom Preisniveau ihres Standorts machen.

Soll die Höhe der Vorauszahlung angepasst werden, ist der § 560 BGB relevant. Er erläutert die Bedingungen für die Veränderungen von Betriebskosten. Demnach kann eine Betriebskostenvorauszahlung in Folge einer Abrechnung leicht durch eine Erklärung in Textform an die angemessene Höhe angepasst werden. Dieser Schritt kann von beiden Parteien unternommen werden.

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