Die Nebenkostenabrechnung: Begriff, umlegbare Posten, Berechnung, Fristen

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Was sind Nebenkosten, Betriebskosten und Mietnebenkosten?

Für den Betrieb und die Bewirtschaftung der Immobilie fallen für Wohnungseigentümer eine Reihe von Nebenkosten zusätzlich zur Nettokaltmiete an. Die Kosten sind vielfältig und umfassen Ausgaben für beispielsweise Steuern, Wartung und Reparatur, Versicherungsbeiträge, Aufwendungen für Hausmeister, Heizung, fließend Wasser und vieles mehr. Die unterschiedlichen Posten werden in der Regel unterteilt in:

• Betriebskosten

• Instandhaltungskosten

• Verwaltungskosten

Einen Teil der laufenden Kosten dürfen Vermieter anteilig auf die Mieter umlegen, nämlich die Betriebskosten. Dieser Begriff wird auch in den rechtlichen Bestimmungen verwendet. Gebräuchlich für diese Kostenbeteiligung ist aber auch der Ausdruck der Mietnebenkosten, da sie von den Mietern neben der Kaltmiete gezahlt werden.

Gesetzliche Grundlage für Betriebskosten

Die gesetzliche Grundlage für die Möglichkeit der Wohnungseigentümer, bestimmte Kosten an den Mieter weiterzugeben, findet sich in § 556 BGB. Dabei darf es sich ausschließlich um laufende Kosten handeln, die den Eigentümern durch den Gebrauch des Gebäudes entstehen. Die Verwaltungs- und Instandhaltungskosten, zu denen jeder Vermieter verpflichtet ist, werden explizit ausgeschlossen.

Gut zu wissen: Grundsätzlich fallen die laufenden Kosten einer Immobilie in die Verantwortung der Vermieter. Wenn Mieter einen Teil der Betriebskosten übernehmen sollen, muss dies explizit im Mietvertrag als Pauschale oder Vorauszahlung neben der Kaltmiete vereinbart werden. Versäumen Vermieter dies schriftlich in die Vereinbarung aufzunehmen, sind Mieter nicht verpflichtet, den umlagefähigen Teil der Nebenkosten zu erstatten.

Welche Positionen der Betriebskosten dürfen auf Mieter umgelegt werden? 

Die möglichen Posten, welche Vermieter auf die Mieter per Nebenkostenabrechnung umlegen dürfen, hat der Gesetzgeber in § 2 der Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 aufgelistet. In Summe handelt es sich um 17 umlagefähige Positionen. Diese sind:

1. laufende öffentliche Lasten des Grundstücks (z. B. Grundsteuer)

2. Wasserversorgung (inklusive aller Gebühren, die in Zusammenhang damit stehen)

3. Entwässerung (inklusive aller Gebühren, die in Zusammenhang damit stehen)

4. Betrieb der jeweiligen Heizungsanlage bzw. Kosten für die Lieferung der Wärme

5. Betrieb der Warmwasserversorgungsanlage

6. damit verbundene weitere Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen

7. Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzugs

8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung

9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

10. Gartenpflege

11. Beleuchtung (für gemeinsam genutzte Gebäudeteile)

12. Schornsteinreinigung

13. Sach- und Haftpflichtversicherung

14. Hauswart

15. Betrieb einer Gemeinschafts-Antennenanlage bzw. von Breitbandanschlüssen

16. Betrieb von Einrichtungen für die Wäschepflege

17. sonstige Betriebskosten

Der letzte Punkt der sonstigen Betriebskosten gibt Vermietern die Möglichkeit, Betriebskosten, die aufgrund von Besonderheiten der Immobilie oder einem spezifischen Ausstattungsmerkmal entstehen, auf die Mieter umzulegen. Dabei kann es sich beispielsweise um den Betrieb eines Swimmingpools oder einer Sauna handeln. Entscheidend ist, dass diese Aufwendungen ebenso dem laufenden Betrieb dienen und im Mietvertrag schriftlich definiert sowie am Ende des Abrechnungszeitraums ausgewiesen werden.

Generell gilt für Vermieter, dass nur laufende Kosten umlagefähig sind. Ausgaben, die beispielsweise in Zusammenhang mit Instandhaltungsarbeiten (beispielsweise einmalige Reparatur durch den Hauswart) oder Anschaffungen anfallen, dürfen nicht auf den Mieter übertragen werden. Gleiches betrifft auch die Kosten, die durch die Verwaltung des Gebäudes oder der Eigentumswohnung entstehen. Dennoch dürfen Vermieter sie von der Steuer absetzen. Im Übrigen gibt es auch für Mieter in jeder Nebenkostenabrechnung Posten, die das Finanzamt anerkennt. Dazu gehören jene, die der Werterhaltung der Immobilie dienen.

Welche Kosten sind nicht umlagefähig?

Viele Kosten dürfen Vermieter nicht an die Mieter weiterreichen, sondern müssen sie zunächst selbst tragen, auch wenn diese später ggf. von den Mieteinnahmen und damit von der Steuer abgesetzt werden dürfen. Um welche handelt es sich?

Vermieter sind gesetzlich zur Instandhaltung der Immobilie verpflichtet. Nach § 535 Abs. 1 BGB betreffen sie die Lasten der Mietsache. Handelt es sich also um Reparaturen und Sanierungen aufgrund von Alter oder Abnutzung, wie beispielsweise einen abgenutzten Fußboden, sind die Kosten nicht umlagefähig.

Auch Verwaltungskosten, die beispielsweise für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung, die Leistungen der Hausverwaltung oder die Maklercourtage zur Vermietung der Wohnung anfallen, tragen Vermieter selbst.

Generell lassen sich Nebenkosten, die einmalig und nicht laufend entstehen, nicht umlegen. Das ist zum Beispiel oft bei Prüfungs- und Wartungsgebühren der Fall oder bei Kosten, die durch die Anschaffung von Arbeitsmaterial, wie beispielsweise einem Rasenmäher für den Gärtner, aufkommen oder auch bei Anschlussgebühren, die nur einmalig anfallen.

Was passiert mit den Betriebskosten bei Leerstand?

Bei Leerstand oder Mietausfall müssen Sie als Vermieter die anfallenden Nebenkosten selbst tragen. Der Verteilerschlüssel darf nicht geändert werden, um den Ausfall der Betriebskostenzahlung auf die restlichen Bewohner zu verteilen. Richtet sich der vereinbarte Verteilerschlüssel jedoch nach der Personenzahl, verteilt sich der fehlende Beitrag auf die restlichen Mieter im Wohngebäude. In allen anderen Fällen bleiben die Kosten zunächst beim Vermieter. Ein Teil davon, die laufenden Kosten für Strom, Gebäudeversicherung oder Grundsteuer, dürfen jedoch als Werbungskosten in der Steuererklärung abgesetzt werden. Dafür müssen Vermieter dem Finanzamt glaubhaft darstellen können, dass sie tatsächlich auf Mietersuche waren, beispielsweise anhand von Inseraten, begonnenen Renovierungsarbeiten oder der Beauftragung von Home. Mit Home reduzieren Sie das Risiko eines Mietausfalls und der anfallenden Nebenkosten. Erfahren Sie mehr zum Vermietungs- und Verwaltungsservice bei Home.

Wie werden die Betriebskosten pro Wohnpartei ermittelt?

Befinden sich im Gebäude mehrere Wohnparteien, müssen Vermieter die umlagefähigen Betriebskosten nachvollziehbar auf die Mieter verteilen. Für die Verteilung gibt es mehrere Möglichkeiten. Folgende Umlageschlüssel kommen infrage: 

• der Quadratmeterzahl (Wohnfläche)

• der Größe des Haushaltes (Personenanzahl)

• dem Verbrauch oder

• dem Verhältnis zur Gesamtzahl der Wohneinheiten im Gebäude

Vermieter können sich prinzipiell frei entscheiden, welchen Verteilerschlüssel sie anwenden wollen, sollten jedoch darauf achten, dass die gewählte Berechnungsvariante praktikabel und nachvollziehbar ist. Werden die Kosten beispielsweise anhand Anzahl der Wohnungseinheiten gesplittet, kann das zum Unmut eines Single-Haushalts gegenüber einer fünfköpfigen Familie führen.

Wird im Vertrag keine Variante zur Verteilung der Mietnebenkosten bestimmt, findet die Aufteilung basierend auf der Wohnfläche gem.  § 556a, Abs. 1 BGB statt. Mit dieser Methode des Gesetzgebers wählen Vermieter wohl die sicherste Variante für eine gerechte Verteilung. 

Gut zu wissen: Heiz- und Warmwasserkosten bilden hierbei eine Ausnahme, diese müssen gem. § 2 Heizkostenverordnung immer zu mindestens 50 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Alle Heizkörper müssen daher mit einem Zähler ausgestattet sein.

Wie werden die Betriebskosten erhoben? Vorauszahlung vs. Pauschale

Gemäß § 556 Abs. 2 BGB haben Vermieter zwei Möglichkeiten die umlagefähigen Nebenkosten zu erheben, entweder in Form einer Vorauszahlung oder als eine Pauschale. Die Art der Zahlung und Höhe sollte eindeutig im Mietvertrag festgelegt sein.

Vorauszahlung

Im Fall der Vorauszahlung sind Vermieter verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, um über die tatsächlich entstandenen Kosten zu informieren. Auf Grundlage dessen muss in der Regel eine Seite für einen Kostenausgleich sorgen. War der Verbrauch höher als gedacht, dürfen Vermieter eine Nachzahlung vom Mieter fordern. Lag der Verbrauch niedriger, müssen Vermieter den vom Mieter zu viel entrichteten Betrag erstatten.

Vorteil: Vorauszahlungen für den folgenden Abrechnungszeitraum können einfach angepasst werden, sollten sich Vermieter im Verbrauch verschätzt haben.

Nachteil: Höherer bürokratischer Aufwand: Ablesen der Zählerstände, Auflistung der einzelnen Posten, Erstellung der Abrechnung.

Pauschale

Alternativ werden mit der Festsetzung einer Pauschale die umgelegten Kosten als abgegolten betrachtet, auch wenn sie tatsächlich höher oder niedriger ausfallen. Weder haben Mieter Anspruch auf eine Rückerstattung noch Vermieter Anspruch auf eine Nachzahlung.

Vorteil: Keine Abrechnung nötig, der administrative Aufwand entfällt.

Nachteil: Bei der Pauschale dürfen Vermieter keine Nachzahlung von Mietern fordern für den Fall, dass die tatsächlich angefallenen Betriebskosten die Pauschale übersteigen. 

Gut zu wissen: Generell kann auch eine Betriebskostenpauschale für die Zukunft erhöht werden, wenn der Mietvertrag sowohl die Pauschale ausweist, als auch die Möglichkeit einer Anpassung. Vermieter müssen den Mietern die Erhöhung schriftlich und begründet erklären.

Wer geringen bürokratischen Aufwand bevorzugt, entscheidet sich für eine Pauschale. Wer Wert auf Genauigkeit legt und sichergehen will, nicht auf höheren Kosten sitzen zu bleiben, vereinbart eine Vorauszahlung.

Bei beiden Varianten sollten Vermieter eine angemessene Höhe einhalten. Vermieter, die den bürokratischen Aufwand der Nebenkostenabrechnung scheuen, können mit dem Mieter auch im Vertrag eine Pauschale vereinbaren. Dann haben Sie zwar keine Möglichkeit Beträge nachzufordern, sparen sich aber auch viel Arbeit. 

Wann Sie eine Nebenkostenabrechnung erstellen müssen

Legen Sie im Mietvertrag fest, dass der Mieter eine Betriebskostenvorauszahlung zu leisten hat, sind Sie verpflichtet, dem Mieter jährlich im Anschluss an die Abrechnungsperiode eine Betriebskostenabrechnung auszuhändigen. 

Im Home Mietvertrag ist die Zahlung der Betriebskosten korrekt abgesichert. Bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung können Sie sich als Vermieter auf Home verlassen. Unsere Experten übernehmen die korrekte Erstellung und den Versand der Abrechnung für Sie.

Diese Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung

Sofern mit den Mietern eine Vorauszahlung für die Mietnebenkosten vereinbart wurde, haben Sie als Vermieter mit Ablauf des Abrechnungszeitraumes 12 Monate Zeit die Nebenkostenabrechnung zu erstellen, an den Mieter zu übermitteln und eventuelle Fehler zu beheben. Bei versäumter Frist verlieren Vermieter – im Gegensatz zu den Mietern – den Anspruch auf eine Nachzahlung.  Ausnahmen können gelten, wenn Sie als Vermieter die Verspätung nicht selbst zu vertreten haben.

Nach Erhalt der Abrechnung haben Mieter eine Frist von wiederum 12 Monaten um Widerspruch einzulegen. Mit Ablauf dieses Zeitraums verlieren auch Mieter den Anspruch auf eine Richtigstellung und ggf. Rückerstattung.

Gemäß § 195 BGB verfügen beide Parteien über einen Zeitraum von drei Jahren - Verjährungsfrist, um auf Grundlage der Betriebskostenabrechnung Nachforderungen oder Rückzahlungsansprüche geltend zu machen. Die Laufzeit der Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch erwachsen ist.

In 7 Schritten zur korrekten Nebenkostenabrechnung

Für eine korrekte Nebenkostenabrechnung muss diese formell ordnungsgemäß gem. § 259 Abs. 1 BGB sein, das heißt eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben aufweisen. Berücksichtigen Sie als Vermieter die folgenden Punkte für eine wirksame und nachvollziehbare Abrechnung und führen Sie diese in Ihrer Abrechnung auf:

1. Angaben zum Mieter: Vollständiger Name, Anschrift, Mietobjekt, Abrechnungseinheit

2. Abrechnungszeitraum: genaues Datum, auf das sich die Berechnung bezieht

3. Gesamtkosten: Aus welchen einzelnen Positionen setzen sich die gesamten Betriebskosten des Gebäudes zusammen? Führen Sie alle auf den Mieter umlagefähigen Kosten wie Heizung, Wasser, Hausmeisterservice, Müllabfuhr etc. auf.

4. Verteilerschlüssel: Welcher Umlage- bzw. Verteilerschlüssel eignet sich in Ihrem Fall am besten und wurde angewandt? Beachten Sie hierbei die gesonderte Behandlung der Heiz- und Warmwasserkosten.

5. Mieteranteil: Berechnen und führen Sie mithilfe des Verteilerschlüssels den Anteil des Mieters für die einzelnen Kostenpositionen auf.

6. Bereits geleistete Vorauszahlung: Welchen Betrag hat der Mieter bereits in Form der Vorauszahlung geleistet? Hierfür eignet sich eine Tabellenform, um beispielsweise an der y-Achse alle einzelnen Positionen der Betriebskosten aufzuführen und in der x-Achse die Werte, die sich als Gesamtsumme, Mieteranteil und geleistete Vorauszahlung ergeben.

7. Eventueller Differenzbetrag: Entsteht durch den Mieteranteil der tatsächlich angefallenen Kosten und den bereits geleisteten Vorauszahlungen eine Gutschrift an den Mieter oder Nachzahlung des Mieters?

Unterläuft Ihnen als Vermieter bei der Berechnung ein Fehler, können Sie ihn bis zum Ablauf der Frist, also 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums, korrigieren. Ein formeller Fehler in den vier Grundprinzipien einer Betriebskostenabrechnung (Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Mieteranteil und bereits geleistete Vorauszahlung) kann dazu führen, dass die Forderung eines einzelnen Betrags unwirksam wird. Die Abrechnung an sich bleibt jedoch in der Regel gültig.

Generell sollten Sie als Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung gewissenhaft verfahren, denn Vermieter sind zum Gebot der Wirtschaftlichkeit angehalten. Mieter dürfen eine Einsicht in die Belege fordern, wenn sie den Verdacht haben, dass die Forderungen des Vermieters nicht angemessen sind. Solange ihm die verweigert wird, ist der Mieter nicht verpflichtet, eine Nachforderung zu begleichen.

Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung

Besteht die Notwendigkeit die Nebenkostenvorauszahlung zu erhöhen, muss die zugrunde liegende Betriebskostenabrechnung nicht nur formell ordnungsgemäß sondern auch inhaltlich korrekt sein. Inhaltliche Fehler wie beispielsweise die Umlage von nicht umlagefähigen Kosten, eine falsche zugrunde gelegte Wohnfläche, die Anwendung eines ungültigen Verteilerschlüssels oder Rechenfehler, gilt es zu vermeiden. Verschieben diese das Abrechnungsergebnis zu Lasten des Mieters, wäre ein Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung unwirksam.

Zusammenfassung

Bei den Nebenkosten, die Ihnen für Ihre Immobilie anfallen, unterscheidet der Gesetzgeber zwischen den Instandhaltungs-, Verwaltungs- und den Betriebskosten. Alle Aufwendungen, die unter die ersten beiden Punkte fallen, tragen Sie als Vermieter selbst. Lediglich die in der Betriebskostenverordnung aufgeführten 17 Posten der Betriebskosten können Vermieter auf ihre Mieter umlegen. Diese Möglichkeit besteht nur, wenn die Verpflichtung des Mieters, für die Betriebskosten aufzukommen, schriftlich im Mietvertrag festgehalten wurde. Die Betriebskosten können als Vorauszahlung oder Pauschale erhoben werden. Im Fall der Vorauszahlung müssen Vermieter eine jährliche Betriebskostenabrechnung vornehmen. Im Fall von Leerstand tragen Vermieter die Betriebskosten selbst.

Wir hoffen, dieser Beitrag hat Ihnen gefallen. Wenn Sie mehr Fragen zur Nebenkostenabrechnung oder zum Vermietungs- und Verwaltungsservice bei Home haben, sprechen Sie unsere Experten online oder telefonisch unter +49 (0)30 88789851.