Nebenkostenabrechnung – Was müssen Vermieter beachten?

Wer als Vermieter Nebenkosten auf den Mieter umlegen möchte, kann das im Mietvertrag in Form einer Pauschale oder einer Vorauszahlung verankern. Mit Ersterem spart der Vermieter bürokratischen Aufwand, aber verliert das Anrecht auf eine Nachzahlung für den Fall, dass der tatsächliche Verbrauch stark von seiner Annahme abweicht. Bei einer Vorauszahlung ist das anders, denn diese verpflichtet ihn, jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Was sind Nebenkosten?

Wohnungseigentümer zahlen unterschiedliche Nebenkosten für den Betrieb und die Bewirtschaftung Ihrer Immobilie. Die Kosten sind vielfältig und umfassen Ausgaben für Reparaturen, die der Instandhaltung dienen, aber auch die Bezahlung der Hausverwaltung, die sich um die Vermietung kümmert, oder Kosten für Wasser und Heizung. Einen Teil der laufenden Kosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen. Dabei spricht man entweder von den sogenannten Mietnebenkosten, weil sie vom Mieter neben der Kaltmiete gezahlt werden müssen, oder, wie im Gesetz genannt, den Betriebskosten.  

Nebenkostenabrechnung: Welche Positionen darf der Vermieter aufführen?

Welche der Ausgaben, die ein Vermieter tätigt, umlagefähig sind, listet die Betriebskostenverordnung aus dem Jahr 2004 konkret auf. Die wichtigsten Posten, die der § 2 BetrKV nennt, sind:

  • Grundsteuer

  • Wasserversorgung / Entwässerung

  • Betrieb Heizungsanlage bzw. Kosten für die Lieferung der Wärme

  • Betrieb der Warmwasserversorgungsanlage  

  • Fahrstuhlbetrieb

  • Müllbeseitigung und Straßenreinigung

  • Gebäudereinigung

  • Gartenpflege

  • Beleuchtung (für gemeinsam genutzte Gebäudeteile)

  • Schornsteinreinigung

  • Sach- und Haftpflichtversicherung

  • Hauswart

  • Gemeinschafts-Antennenanlage bzw. Breitbandanschluss

  • Betrieb von Einrichtungen für die Wäschepflege

  • sonstige Betriebskosten

Der letzte Punkt der sonstigen Betriebskosten, gibt dem Vermieter die Möglichkeit, auch Betriebskosten, die ihm aufgrund von Besonderheiten der Immobilie oder einem spezifischen Ausstattungsmerkmal entstehen, auf den Mieter umzulegen. Dabei kann es sich beispielsweise um den Betrieb eines Swimmingpools oder einer Sauna handeln. Wichtig ist, dass der Begriff der sonstigen Betriebskosten bereits im Mietvertrag schriftlich konkretisiert wird.

Welche Kosten sind nicht umlagefähig?

Viele Kosten darf der Vermieter nicht an den Mieter weiterreichen, sondern muss sie zunächst selbst tragen, auch wenn er sie später ggf. von den Mieteinnahmen und damit von der Steuer absetzen darf. Um welche handelt es sich?

  • Kosten, die durch Instandhaltungen der Immobilie verursacht werden, betrachtet man bereits mit den regulären Mietzahlungen als abgegolten. Wenn also das Badezimmer saniert oder Reparaturen durchgeführt werden müssen, zahlt der Vermieter.

  • Generell lassen sich Kosten, die einmalig und nicht laufend entstehen, nicht umlegen. Das ist zum Beispiel oft bei Prüfungs- und Wartungsgebühren der Fall oder bei Kosten, die durch die Anschaffung von Arbeitsmaterial, wie beispielsweise einem Rasenmäher für den Gärtner, aufkommen oder auch bei Anschlussgebühren, die nur einmalig anfallen.

  • Verwaltungskosten, die für die Leistungen der Hausverwaltungen fällig werden oder die Maklercourtage, die der Vermieter aufwenden musste, um die Wohnung zu vermieten, trägt er ebenfalls selbst.

Nebenkostenabrechnung: Wie werden Nebenkosten aufgeteilt?

Befinden sich in einem Gebäude mehrere Wohnungen bzw. Wohnparteien, müssen die umlagefähigen Nebenkosten transparent und nachvollziehbar aufgeteilt werden. Dafür kommen verschiedene Verteilerschlüssel infrage, die als gerechter oder ungerechter empfunden werden können. So kann der vom Mieter zu zahlende Beitrag sich

  • an der Quadratmeterzahl / Wohnfläche

  • an der Anzahl der Wohnungen im Gebäude

  • an der Personenanzahl

  • oder am Verbrauch bemessen.

Wurde im Mietvertrag kein Umlageschlüssel zur Verteilung der Nebenkosten vereinbart, gilt in der Regel eine Aufteilung nach Quadratmeterzahl der Wohnfläche, wie es § 556a, Abs. 1 BGB nahelegt. Ein Teil der Betriebskosten –  so Wärme- und Wasserversorgung – müssen nach gesetzlichen Bestimmungen zu mindestens 50 Prozent verbrauchsabhängig berechnet werden. Häufig ergibt sich so auch eine Kombination von verschiedenen Schlüsseln. Vermieter können sich hier prinzipiell frei entscheiden, sollten jedoch darauf achten, dass die Berechnung praktikabel und nachvollziehbar bleibt.

Welche Variante dabei die gerechteste ist, ist schwer zu erwägen. Nimmt der Vermieter die Aufteilung anhand der Anzahl der Wohnungen vor, ist der Single sicherlich gegenüber der Großfamilie im Nachteil. Wird dagegen an der Personenzahl bemessen, könnte die Großfamilie argumentieren, dass Kinder einen geringeren Verbrauch haben als Erwachsene. Mit dem Vorschlag des Gesetzgebers wählt der Vermieter wahrscheinlich die sicherste Variante.

In den Mietverträgen, die Home mit den Endmietern abschließt, ist natürlich die Zahlung von Betriebskosten korrekt abgesichert. Auch bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung können Sie als Vermieter mit unserer Unterstützung rechnen.

Nebenkostenabrechnung: Fristen, Form und Inhalt

Fristen

Rund um die Nebenkostenabrechnung gibt es einige Fristen, die Vermieter im Kopf haben sollten, um unangenehme Konsequenzen zu vermeiden.

  • Sofern Sie von Ihrem Mieter eine Vorauszahlung für die Mietnebenkosten erhalten, sind Sie als Vermieter verpflichtet, einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zu übermitteln. Dafür haben Sie nach Ablauf des Abrechnungszeitraums 12 Monate Zeit. Wird diese Frist nicht eingehalten, verlieren Vermieter in der Regel den Anspruch, Nachforderungen zu stellen. Ausnahmen können gelten, wenn der Vermieter die Verspätung nicht selbst zu vertreten hat. Der Mieter behält natürlich in diesem Fall seinen Anspruch auf mögliche Rückerstattungsbeträge.

  • Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung hat Ihr Mieter wiederum 12 Monate Zeit, dieser zu widersprechen, wenn er den Eindruck hat, dass Ihre Berechnung Fehler aufweist.

  • Gemäß § 195 BGB verfügen beide Parteien über einen Zeitraum von drei Jahren, um auf Grundlage der Nebenkostenabrechnung Nachforderungen oder Rückzahlungsansprüche geltend zu machen. Die Laufzeit der Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch erwachsen ist.

Form und Inhalt

Eine Nebenkostenabrechnung muss in Form und Inhalt einiges berücksichtigen, um wirksam zu sein. Vermieter sollten also folgende Punkte beachten:

  • Vollständige Angaben: Name und Anschrift des Mieters, Angaben zum Mietobjekt, Abrechnungseinheit (zum Beispiel: Haus oder mehrere Häuser)

  • Der Abrechnungszeitraum, auf den sich die Berechnung bezieht, sollte mit genauem Datum angegeben werden.

  • Zusammensetzung der Gesamtkosten: Welche einzelnen Positionen sind in der Gesamtsumme enthalten? Der Vermieter sollte hier alle Kosten, die er umlegen möchte, wie Heizung, Wasser, Hausmeisterservice, Müllabfuhr etc. aufführen.

  • Im nächsten Schritt sollte der Vermieter den Umlage- oder Verteilerschlüssel nennen, der für die jeweiligen Kosten gilt, zum Beispiel die Wohnfläche.

  • Daraus folgt dann die Berechnung des Mieteranteils: Für den Mieter muss ersichtlich sein, in welcher Höhe er sich an der jeweiligen Kostenposition beteiligt.

  • Die vom Mieter bereits geleisteten Vorauszahlungen sollten ebenfalls in der Abrechnung ausgewiesen werden.

  • Eventuell die Angabe von Differenzen, die aus dem Mieteranteil und den bereits geleisteten Vorauszahlungen resultieren.

Home bietet Ihnen ein kostenloses Muster, mit dem Sie leicht die gesetzlich geforderten Prinzipien einer Nebenkostenabrechnung einhalten können.

Gut zu wissen: Vermieter, die den bürokratischen Aufwand der Nebenkostenabrechnung scheuen, können mit dem Mieter auch im Vertrag eine Pauschale vereinbaren. Dann haben Sie zwar keine Möglichkeit Beträge nachzufordern, sparen sich aber auch viel Arbeit.

Unterläuft dem Vermieter bei der Berechnung ein Fehler, kann er ihn bis zum Ablauf der Frist, also 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums, korrigieren. Ein formeller Fehler in den vier Grundprinzipien einer Nebenkostenabrechnung (Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Mieteranteil und bereits geleistete Vorauszahlung) kann dazu führen, dass die Forderung eines einzelnen Betrags unwirksam wird. Die Abrechnung an sich bleibt jedoch in der Regel gültig.

Generell sollten Sie als Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung gewissenhaft verfahren, denn Vermieter sind zu dem Gebot der Wirtschaftlichkeit angehalten. Mieter dürfen eine Einsicht in die Belege fordern, wenn sie den Verdacht haben, dass die Forderungen des Vermieters nicht angemessen sind. Solange ihm die verweigert wird, ist der Mieter nicht verpflichtet, eine Nachforderung zu begleichen.

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