Aufwand sparen mit der Nebenkostenpauschale – Wie funktioniert es?

Vorauszahlung oder Pauschale? Vermieter müssen sich überlegen, wie sie den Mieter an ihren Nebenkosten beteiligen möchten. Was ist bei einer Nebenkostenpauschale zu beachten?

Was ist eine Nebenkostenpauschale?

Mit dem Begriff Nebenkosten sind in der Regel alle Kosten gemeint, die dem Vermieter durch die Bewirtschaftung der Immobilie entstehen. Dazu zählen ganz unterschiedliche Aufwendungen, wie die Kosten für die Gebäudeverwaltung, Reparaturen, Wasser oder Heizung. Gemäß § 556 des BGB dürfen Vermieter bestimmte regelmäßige Kosten auf den Mieter umlegen, die auch als Mietnebenkosten oder Betriebskosten bezeichnet werden.

Was genau umlagefähig ist, erfasst die Betriebskostenverordnung: Ausgaben für Wasser- und Wärmeversorgung, Müllentsorgung, den Schornsteinfeger oder Gärtner, den Betrieb eines Kabelanschlusses sind einige Beispiele. Die Zahlungsverbindlichkeit muss generell im Mietvertrag festgehalten werden, denn fehlt eine solche Vereinbarung, ist der Mieter nicht verpflichtet, neben der Kaltmiete weitere Beträge zu entrichten. Dabei sollte der Vermieter sich bereits zu Beginn des Mietverhältnisses entscheiden, ob er die Betriebskosten lieber als eine Vorauszahlung oder als eine Pauschale einfordern möchte und die jeweilige Form schriftlich verankern. Beide Varianten werden als ein fester Monatsbetrag zusätzlich zum Mietzins fällig.

Nebenkostenpauschale: Welche Vor- und Nachteile bietet sie?

Reduzierter Aufwand: Der Reiz einer Nebenkostenpauschale liegt für Vermieter vor allem in der verminderten Bürokratie. Bei einer Vorauszahlung ist der Vermieter verpflichtet, einmal jährlich – nach Ablauf des Abrechnungszeitraums – eine Neben- bzw. Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Die Kostenaufschlüsselung ermittelt den tatsächlichen Verbrauch und die Differenz zu der bereits vom Mieter geleisteten Vorauszahlung. Sie bietet so Grundlage für eine Nachforderung oder Rückerstattung.

Bei einer Pauschale spielt der tatsächliche Verbrauch nur bedingt eine Rolle. Der Gesetzgeber fordert für Heizung und Warmwasser eine verbrauchsabhängige Berechnung zu mindestens 50 Prozent. Der Vermieter muss also für diese beiden Ausnahmen trotzdem eine kurze Abrechnung erstellen, für alle verbrauchsunabhängigen Positionen aber, wie die Bezahlung des Gärtners, bleibt ihm die Aufschlüsselung erspart.

Keine der Parteien hat das Anrecht auf eine Nach- oder Rückforderung. Das kann im Einzelfall dem einen entgegenkommen, dem anderen nicht – beide profitieren aber davon, dass mit der Zahlung der Nebenkostenpauschale alle Ansprüche abgegolten sind und sich nicht über Jahre ziehen.

Gesetzliche Regelungen sind einfacher zu überblicken.

Wie lässt sich die Höhe der Nebenkostenpauschale berechnen?

Eine sichere Anleitung für die Kalkulation der Pauschale gibt es nicht, aber Vermieter müssen den Grundsatz zur Angemessenheit beherzigen. Das bedeutet, sie sind dazu angehalten, bei der Beauftragung im Interesse ihrer Mieter auf ein sinnvolles Kosten-Nutzen-Verhältnis zu achten. Wird die Immobilie bereits seit Längerem vermietet, können sich Vermieter bei den Betriebskosten gut an Erfahrungswerten orientieren. Die Pauschale sollte die tatsächlichen Ausgaben nicht stark übersteigen, andernfalls kann die Ordnungswidrigkeit der Mietpreisüberhöhung vorliegen.

Bei einer Neuvermietung lohnt sich ein Blick in den aktuellen Betriebskostenspiegel. Der Deutsche Mieterbund erstellt ihn jährlich und greift dabei auf die Daten des vorletzten Jahres zurück. Als Transparenzinstrument zeigt er auf, welche monatlichen Beträge pro Quadratmeter in der jeweiligen Region üblich sind. Der gesamtdeutsche Durchschnitt liegt beispielsweise für das Abrechnungsjahr 2018 bei monatlich 2,17 € pro qm, wobei die regionalen Werte stark voneinander abweichen. Damit kann der Vermieter sich gut einen Überblick über das lokale Preisniveau verschaffen.

Natürlich wirkt sich auch der gewählte Verteilerschlüssel auf die Höhe der Nebenkostenpauschale aus. Teilen Sie die Nebenkosten nach Anzahl der Wohnung auf, fällt die Pauschale für den Single natürlich höher aus als wenn der Schlüssel sich an der Personenanzahl ausrichtet.

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Kann die Nebenkostenpauschale angehoben werden?

Eine Nebenkostenpauschale führt zwar nicht zu einem präzisen Kostenausgleich und einer ständigen Anpassung wie ein Vorauszahlung, dennoch ist sie nicht auf ewig festgeschrieben. Natürlich ändern sich im Verlauf der Jahre oft Preise oder auch der Verbrauch des Mieters. Dann kann die Nebenkostenpauschale, wenn gemäß § 560 BGB folgende Voraussetzungen bestehen, angepasst werden:

  • Die Nebenkostenpauschale muss im Mietvertrag schriftlich vereinbart worden sein.

  • Zudem wurde der Zusatz explizit festgehalten, dass die Nebenkostenpauschale in ihrer Höhe angepasst werden darf.

  • Der Vermieter muss dem Mieter die Anpassung der Pauschale begründen.

Akzeptiert der Mieter die Änderung, gilt sie ab dem ersten Tag des Folgemonats. Auch rückwirkend können Sie die Pauschale erhöhen, wenn Sie innerhalb von drei Monaten nach dem Sie den Kostenanstieg festgestellt haben, dem Mieter die Notwendigkeit darlegen.

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