Hausverwaltung – Wie Sie als Vermieter die richtige Unterstützung finden.

In vielen Fällen kann es von Vorteil sein, als Wohnungseigentümer bzw. Vermieter mit einer Hausverwaltung zusammenzuarbeiten. Je nach Ausrichtung erfüllen diese unterschiedliche Verwaltungsaufgaben. Gewinnen Sie eine Übersicht über die Leistungen und finden Sie heraus, welches Modell am besten zu Ihnen und Ihrer Immobilie passt.

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Was ist eine Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung übernimmt verschiedene Verwaltungsaufgaben eines Immobilienbesitzers. Dabei wird zwischen der Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung) und der Mietverwaltung unterschieden. Erstere richtet sich an einer Reihe von gesetzlichen Bestimmungen aus und regelt die Verwaltungsarbeit, die sich ergibt, wenn mehrere Eigentümer an einer Immobilie beteiligt sind. Letztere konzentriert sich auf alle Verwaltungsarbeiten, die Zusammenhang mit der Vermietung anfallen; dazu zählt auch die Sondereigentumsverwaltung.

Es handelt sich dabei um zwei unterschiedliche Bereiche, die rechtlich und organisatorisch getrennt voneinander gehandhabt werden, aber durchaus von derselben Person oder demselben Unternehmen ausgeübt werden können. In diesem Fall spricht man von einer Mischverwaltung.

Die Besonderheiten:

WEG-Verwaltung

Oft haben Wohnhäuser durch eine Vielzahl an Wohneinheiten auch viele Wohnungseigentümer. Diese bilden eine Wohnungseigentümergemeinschaft, die nach dem Wohnungseigentumsgesetz zu bestimmten Aufgaben verpflichtet ist. In § 20 des Wohnungseigentumsgesetzes gilt eine Verwalterpflicht.

Theoretisch kann für diese Funktion auch ein Mitglied der Wohnungseigentümergemeinschaft bestimmt werden, doch davon sehen die meisten in der Praxis ab: Da die Gesetzeslage kompliziert ist und in einer Eigentümergemeinschaft die Interessen aller neutral berücksichtigt werden müssen, wird in der Regel eine professionelle WEG-Verwaltung beauftragt.

In § 21 und § 27 sind die Aufgaben, die diese zu erfüllen hat, näher erläutert – so kümmert sie sich um alles, was das Gemeinschaftseigentum betrifft, beispielsweise Instandhaltungsarbeiten im Treppenhaus oder die Nebenkostenabrechnung. Für die einzelnen Wohnungen aber ist sie nicht zuständig.

Mietverwaltung

Gehört einem einzigen Eigentümer ein ganzes Mietshaus mit mehreren Wohnparteien, vertritt die Hausverwaltung, hier auch Mietverwaltung genannt, die Interessen des Eigentümers gegenüber den Mietern. Dann ist sie auch zuständig für die einzelnen Wohnungen, beispielsweise Mietverträge oder Handwerksarbeiten.

Die Aufgaben, die einer Mietverwaltung übertragen werden können, sind divers und ergeben sich nur aus der vertraglichen Vereinbarung zwischen Immobilieneigentümer und Hausverwaltung, ohne nähere gesetzliche Vorgaben. Mietverwaltungen fungieren oft auch als Ansprechpartner der Mieter.

Sondereigentumsverwaltung

Von einer Sondereigentumsverwaltung spricht man, wenn es sich um die Verwaltung einer einzigen Wohnung innerhalb einer Eigentümergemeinschaft handelt, die beispielsweise die WEG-Verwaltung, die ja ausschließlich mit dem Gemeinschaftseigentum zu tun hat, ergänzt.

Besonders Eigentümer, die einzelne Wohnungen vermieten und nicht in der Nähe wohnen, schätzen diese Leistung. Der Aufgabenbereich ist dann ähnlich wie der einer Mietverwaltung, aber beschränkt sich eben auf eine einzelne Wohnung des gesamten Gebäudes.

Was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung?

Die genauen Tätigkeiten, die eine Hausverwaltung ausübt, sind nicht in allen Fällen festgeschrieben und werden oft vertraglich beschlossen. Eigentümer haben dann auch die Möglichkeit, bestimmte Dinge selbst zu übernehmen, beispielsweise die Suche nach neuen Mietern.

Typische Aufgaben für die jeweiligen Kernbereiche:

WEG-Verwaltung

Was die Wohneigentumsverwaltung anbelangt, so sind die wichtigsten Punkte ihres Aufgabenfeldes bereits im Wohneigentumsgesetz formuliert:

Die Aufstellung einer Hausordnung.

Diese dient dazu, Streit zwischen den Bewohnern zu vermeiden, in der Regel sind zum Beispiel feste Ruhezeiten darin definiert.

Die ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums.

So beispielsweise die Mängelbeseitigung im Gemeinschaftseigentum, wie dem Hausflur.

Die Feuerversicherung des gemeinschaftlichen Eigentums zum Neuwert sowie die angemessene Versicherung der Wohnungseigentümer gegen Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht.

Damit werden mögliche finanzielle Schäden vermieden.

Die Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung.

Hiermit wird gewährleistet, dass in der Zukunft am Gemeinschaftseigentum auftretende Mängel über die Rücklage behoben werden können.

Die Aufstellung eines Wirtschaftsplans (§ 28).

Im Wirtschaftsplan stellt der Verwalter die Einnahmen und Ausgaben des Wirtschaftsjahres gegenüber. Die Einnahmen entsprechen dabei dem Hausgeld, das jeder Eigentümer einbezahlt und die Ausgaben fallen für Betriebs-, Instandhaltungs- und Verwaltungskosten an.

Die Duldung aller Maßnahmen, die zur Herstellung einer Fernsprechteilnehmereinrichtung, einer Rundfunkempfangsanlage oder eines Energieversorgungsanschlusses zugunsten eines Wohnungseigentümers erforderlich sind.

Einberufen der Eigentümerversammlung. 

Mindestens einmal im Jahr muss der Verwalter zu einer Eigentümerversammlung einladen, bei der über zukünftige Vorhaben, Investitionen oder bestimmte Abrechnungen von Hausgeld etc. gesprochen wird.

Im Grunde genommen geht es bei der kaufmännischen und technischen Verwaltung darum, dass der Verwalter alle Maßnahmen durchführt, die der Pflege und dem Werterhalt der Immobilie dienen. Neben der Versorgung mit Energie, Wasser und Internet / Telefon schützt er mit den notwendigen Versicherungen vor finanziellen Schäden. Hinzu können juristische Aufgabenbereiche kommen, wenn beispielsweise die Hausverwaltung die Eigentümergemeinschaft vor Behörden vertritt.

Mietverwaltung

Eine Mietverwaltung hat dagegen keinen gesetzlich vordefinierten Aufgabenbereich. Sie ist zuständig für die erfolgreiche Vermietung einer Immobilie. Welche Tätigkeiten sie im Einzelfall genau ausübt, hängt von der Beauftragung ab.

  • dazu kann die Neuvermietung von Wohnungen gehören, das heißt die Auswahl von Mietern, Besichtigungen, Mietvertrag und Wohnungsübergabe.

  • Ansprechpartner für die Mieter

  • Umgang mit Mieterbeschwerden

  • Abwicklung der Mieteinnahmen

  • Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung

  • Organisation des Hausmeisterdienstes oder bei Mängelbehebung von Reparaturarbeiten

  • Vertretung in juristischen Angelegenheiten, zum Beispiel gegenüber Mietern oder Behörden

Sondereigentumsverwaltung

Die Funktion einer Sondereigentumsverwaltung überschneidet sich stark mit der einer Mietverwaltung:

  • Abwicklung der Mietzahlungen

  • direkte Kontaktperson für Mieter

  • Jährliche Erstellung der Betriebskostenabrechnung für die Mieter

  • Behebung vorhandener Mängel durch Beauftragung und Kontrolle Handwerker

  • Vertretung in juristischen Angelegenheiten, zum Beispiel gegenüber Mietern oder Behörden

Wie viel kostet eine Hausverwaltung?

Die Kosten, die durch eine Hausverwaltung entstehen, variieren stark. So sind sie in Ostdeutschland niedriger als in Süddeutschland und hängen generell von der Anzahl der verwalteten Wohnungen ab. Je mehr Wohneinheiten die Immobilie umfasst, desto günstiger die Kosten pro Einheit. Für das Jahr 2018 beispielsweise gibt das 7. Branchenbarometer DDIV (Dachverband Deutscher Immobilienverwalter in der Immobilienverwalterwirtschaft) einen durchschnittlichen monatlichen Satz für die WEG-Verwaltung von 21,02 Euro netto an.

Dieselbe Quelle beziffert die durchschnittlichen monatlichen Kosten pro Wohneinheit für die Mietverwaltung auf 24,05 Euro. Die Verwaltung von Sondereigentum ist teurer und liegt bei etwa 30 Euro monatlich pro Einheit. Wird sie als Sonderleistung bei dem gleichen Anbieter, der auch mit der WEG-Verwaltung beauftragt ist, in Anspruch genommen, kann sie etwas günstiger ausfallen.

Häufig wird ein monatlicher Festbetrag vereinbart; manche Hausverwaltungen berechnen ihr Entgelt auch anhand eines festen Prozentsatzes der Kaltmiete. Vorgänge, die nicht regelmäßig anfallen, und für die sich der Verwaltungsaufwand stark erhöht, z.B. bei einer geplanten Sanierung, werden oft gesondert in Rechnung gestellt.  

Wann lohnt sich die Zusammenarbeit mit einer Hausverwaltung?

Generell gilt: Bei wenigen Mieteinheiten, sind die Verwaltungskosten relativ hoch. Genau wie bei den Ausgaben für Instandhaltungen darf der Eigentümer sie nicht auf den Mieter umlegen. In erster Linie ist natürlich wichtig, wie viel Zeit und Freude der Eigentümer für die Verwaltungsarbeit aufbringen kann. Denn der Arbeitsaufwand, der mit einer Mietimmobilie einhergeht, sollte nicht unterschätzt werden: Der Vermieter muss sich um die Vermietung kümmern, bei gesetzlichen Vorschriften und Änderungen auf dem Laufenden bleiben, anfallende Instandhaltungsarbeiten besorgen und die aktuelle Rechtsprechung, beispielsweise bei umstrittenen Themen wie Schönheitsreparaturen, beachten.

Hausverwaltungen bieten natürlich durch ihre Professionalisierung Vorteile: So verfügen sie oft über wertvolle Kontakte zu Handwerksbetrieben oder verschiedenen Dienstleistern. Das ermöglicht einen umfangreichen Vergleich und im Endeffekt eine kostengünstigere Auswahl. Auch bei der Überprüfung eines potentiellen Mieters oder sollte es jemals zu Rechtsstreitigkeiten kommen, kann diese Expertise von Vorteil sein.

Da der Leistungskatalog der Miet- und der Sondereigentumsverwaltungen keinen gesetzlichen Vorgaben unterliegt, bestimmt hier der Vertrag zwischen den beiden Parteien, welche Leistungen übernommen und wie sie abgegolten werden, beispielsweise als Pauschale oder Einzelleistung. Üblich sind auch Absprachen, die nur einen Teil der Verwaltungsarbeit an den Verwalter übergeben, einen anderen Teil, wie beispielsweise die Mietersuche dem Eigentümer überlassen.

Wie Eigentümer die richtige Hausverwaltung finden

Bei der Auswahl eines Verwalters sollte der Eigentümer aufmerksam vorgehen, da die Qualität zwischen einzelnen Hausverwaltungen deutlich voneinander abweichen kann. Ein Grund liegt sicherlich darin, dass es keine einheitliche Ausbildungs- oder Qualifikationsvoraussetzung für den Beruf des Immobilienverwalters gibt. Gute Anhaltspunkte tragen aber sicherlich zu einer treffenden Wahl bei:

Qualifikation

Hilfreiche Ausbildungen bei der Berufsausübung liegen im Bereich des Immobilienkaufmanns oder eines kaufmännischen Studiums mit Schwerpunkt in Immobilienwirtschaft. Auch ein Blick auf Fortbildungen und Zusatzqualifikationen kann die Entscheidung stützen. Wichtig ist, dass der Verwalter über ein gutes Zahlenverständnis verfügt, da Buchhaltung, Abrechnungen und Kostenkalkulationen zu seiner alltäglichen Arbeit gehören.

Mitglied im Verband

Auf den Webseiten des Dachverbands Deutscher Immobilienverwalter (DDVI) und des Bundesfachverbands der Immobilienverwalter (BVI) lassen sich die Mitgliedsunternehmen einsehen. Eine Verbandsmitgliedschaft bestätigt die Einhaltung eines Mindeststandards, da für die Aufnahme Qualifikationen nachgewiesen werden müssen.

Referenzen

Welche Referenzen kann der Verwalter vorweisen? Gibt es langjährige Geschäftsbeziehungen? Sind die betreuten Immobilien in gutem Zustand?

Nähe zum Mietobjekt

Ein weiterer Punkt liegt in der räumlichen Nähe des Verwalters zum Mietobjekt. Denn, nur wenn die gegeben ist, lassen sich einige Verwaltungsaufgaben gut managen. Schließlich soll eine Hausverwaltung auch eine ordentliche Durchführung von Handwerksarbeiten, dem Hausmeisterservice oder die Richtigkeit von Mieterbeschwerden kontrollieren. Liegt der Verwaltersitz weit entfernt, werden Besuche in dem Objekt wahrscheinlich seltener ausfallen.

Transparenz in der Preisgestaltung

Wie ist die Preisgestaltung des Unternehmens? Ist offensichtlich und unmissverständlich, was in den Pauschalen enthalten und was extra als Zusatzleistung abgegolten werden muss?

Ausreichende Absicherungen

Da kein Mensch vor Fehlern gefeit ist, aber bei einem Verwalter eine kleine Nachlässigkeit finanzielle Schäden für seine Kunden nach sich ziehen kann, sollte er über eine Berufshaftpflichtversicherung, eine sogenannte Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, abgesichert sein. 

In welchen Fällen haftet eine Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung haftet für aufkommende Schäden, wenn sie beispielsweise gegen die im Wohneigentumsgesetz oder im Vertrag vorgeschriebenen Pflichten verstößt. Ein entscheidender Punkt liegt dabei in der Bewertung, ob es sich bei dem begangenen Fehler des Verwalters um Fahrlässigkeit handelte. Die gängige Erwartung ist hierbei, dass der Verwalter die gleiche Sorgfalt aufwenden muss, wie er sie bei eigenem Eigentum an den Tag legen würde.

Beispiel: In einem betreuten Mietobjekt tritt ein Wasserschaden auf. Der Verwalter muss nun alles dafür tun, die Ursache schnell festzustellen und zu verhindern, dass der Schaden sich vergrößert. Auch muss er die Eigentümer informieren. Geht der Wasserschaden auf mangelnde Instandsetzungsmaßnahmen zurück oder fällt er umfassender aus als nötig, weil der Verwalter zu spät reagierte, kann er dafür haftbar gemacht werden.

Gleiches gilt für Mängel bei Handwerkerarbeiten, die nicht ordnungsgemäß überprüft, aber trotzdem beglichen wurden, oder Fehler in den Jahresabrechnungen.

Weitere Fälle, in denen Verwalter gerichtlich zur Haftung herangezogen wurden, waren beispielsweise:

  • Unwirksame Renovierungsklauseln in Mietverträgen, die zu finanziellen Einbußen geführt haben.

  • Schäden, die von einem Mieter verursacht und bei der Wohnungsübergabe vom Verwalter übersehen wurden.

  • Ein Mietausfall, der in der absehbaren Zahlungsunfähigkeit des Mieters begründet ist. Hat der Verwalter anfangs bei der Bonitätsprüfung geschludert, kann er ggf. zur Haftung verpflichtet werden.

  • Versäumte Gelegenheiten für mögliche Mieterhöhungen. Dies sollte der Verwalter einmal jährlich im Abgleich mit dem Mietspiegel prüfen.

Sollte es zu Problemen mit der Hausverwaltung kommen, kann natürlich auch eine Kündigung ausgesprochen werden. Bei einer WEG-Verwaltung muss die Wohnungseigentümergemeinschaft dazu per Mehrheitsbeschluss einer Abberufung des Verwalters zu stimmen. Anschließend muss zudem der mit dem Anbieter bestehende Vertrag fristgerecht gekündigt werden. In ernsten Fällen, wie der Veruntreuung von Geldern, kann auch außerordentlich gekündigt werden. Die Eigentümergemeinschaft muss jedoch spätestens zwei Monate, nach dem sie von den Machenschaften erfahren hat, handeln.

Einer Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung kann nach den normalen Vertragsbestimmungen gekündigt werden. Normalerweise sind die Verträge auf ein Jahr angelegt und können mit einer Frist von drei Monaten zum Jahresende gekündigt werden. Andernfalls verlängert sich die Vertragslaufzeit um ein weiteres Jahr. 

Ein Wechsel zu einer anderen Hausverwaltung ist möglich, aber sehr aufwendig, da alle Unterlagen und das Vermögen übertragen werden; der neue Verwalter muss sich in laufenden Vorgänge einarbeiten.

7. Klassische Hausverwaltung versus Home

Ein wichtiger Unterschied zwischen Home und einer Mietverwaltung bzw. Sondereigentumsverwaltung liegt in der grundsätzlichen Herangehensweise: Eine Hausverwaltung erledigt Verwaltungstätigkeiten im Auftrag des Eigentümers, dazu erhält sie Vollmachten. home dagegen mietet die Wohnung vom Eigentümer und sucht dann nach Endmietern.

Während der Vermieter für die Neuvermietungen bei Hausverwaltungen in der Regel extra zahlt, Fotos und Grundrisse trotzdem selbst anfertigen muss, bietet Home ein Komplettpaket und übernimmt viele Aufgaben auf einen Schlag: Home kümmert sich um die vollständige Mietersuche, inklusive Erstellung von professionellem Bildmaterial und Inserat und schließt den Mietvertrag mit einem Endmieter ab. Während konventionelle Mietverwaltungen für die Betreuung von Mietern eine feste Monatsgebühr berechnen, ist auch das bei Home inklusive.

Weitere Punkte, in denen sich Home von einer gewöhnlichen Hausverwaltung absetzt, sind

  • Schutz vor Mietausfall, denn Home-Vermieter erhalten ihre Mietzahlung, auch wenn der Endmieter einmal nicht zahlen sollte.

  • rechtliche Betreuung

  • Home übernimmt Haftung für Schäden an der Mietsache und verfügt außerdem über eine Sekundärversicherung: Sollte ein Endmieter einen Schaden an der Wohnung verursachen, aber nicht über eine eigene Haftpflichtversicherung geschützt sein, wird der Schaden dennoch abgedeckt.

  • Koordination von Reparaturarbeiten, die häufig günstiger ausfallen

  • Übernahme der Kosten von Schönheitsreparaturen

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Mit Home können besonders Vermieter, die nur wenige Wohnungen besitzen, günstig von den Vorteilen einer Hausverwaltung profitieren.

Aber nicht nur das: Home bietet eine Lösung, die Hausverwaltung und Makler zusammenfasst und den Eigentümer gegen Mietausfälle absichert. Bei Home können Sie mit festen monatlichen Einnahmen langfristig planen.

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Fragen und Antworten

Was ist eine Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung übernimmt bestimmte Verwaltungsaufgaben der Immobilieneigentümer. Die WEG-Verwaltung wird eingesetzt, wenn ein Wohnhaus über die einzelnen Wohneinheiten mehrere Eigentümer hat. Sie kümmert sich um die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums, die Interessen aller Eigentümer und besitzt gesetzlich vorgeschriebene Aufgaben, wie das Einberufen einer Eigentümerversammlung.

Davon zu unterscheiden ist eine Mietverwaltung, deren Fokus auf der Vermietung liegt. Genau wie eine Sondereigentumsverwaltung, die einem ähnlichen Aufgabenbereich nachkommt, aber sich auf eine Eigentumswohnung innerhalb eines Gebäudes beschränkt.

Was macht eine Hausverwaltung?

Der WEG-Verwalter erfüllt gesetzlich vorgeschriebene Aufgaben, so zum Beispiel die Einberufung der Eigentümerversammlung, die Verwaltung des Hausgeldes und die Beauftragung von Instandhaltungsarbeiten im Gemeinschaftseigentum.

Die Mietverwaltung dagegen ist in ihren Leistungen nicht an gesetzliche Vorgaben gebunden und erledigt Aufgaben, die die Vermietung einer Immobilie betreffen, so zum Beispiel Mieterauswahl oder die jährliche Betriebskostenabrechnung für die Mieter. Sie fungiert in der Regel als direkter Ansprechpartner. Gleiches gilt für die Sondereigentumsverwaltung, nur eben auf eine Eigentumswohnung bezogen.

Wie viel kostet eine Hausverwaltung?

Die Preise für die Leistungen variieren stark: So sind sie in Ostdeutschland niedriger als in Westdeutschland, in städtischen Gegenden meist höher als in ländlichen. Außerdem hängen sie von der Anzahl der verwalteten Wohneinheiten ab.

In der Regel liegen die Preise zwischen 20 und 30 Euro monatlich pro Wohneinheit. Leistungen, die nicht regelmäßig anfallen, beispielsweise Neuvermietung oder Sanierungsmaßnahmen, werden häufig zusätzlich angeboten und abgerechnet.

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