Nebenkosten Vermietung – welche gibt es? Und wo zahlt der Mieter mit?

Neben der Nettokaltmiete entrichtet der Mieter zusätzlich einen Betrag für die Kosten, die dem Vermieter laufend zur Bewirtschaftung des Mietobjekts anfallen. Doch begrifflich ist die Sache etwas verwirrend: Handelt es sich um Nebenkosten oder Betriebskosten, was ist umlagefähig, was nicht? Hier gewinnen Sie den Überblick.

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1. Was sind Nebenkosten?

Begriffliche Klärung: Was sind Nebenkosten, was Betriebskosten?

In der Alltagssprache werden oft alle Kosten, die neben der Nettokaltmiete für die Wohnfläche anfallen, Nebenkosten genannt. Das ist jedoch nicht ganz richtig und besonders in rechtlicher Hinsicht zu unterscheiden: Die Kosten, die dem Eigentümer rund um die Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen, werden als Nebenkosten bezeichnet. Dazu zählen beispielsweise Steuern, Wartungs- und Reparaturkosten, Versicherungsbeiträge, Aufwendungen für Hausmeister, Heizung, Wasser und vieles mehr.

Diese Nebenkosten unterteilt man wiederum in:

  • Betriebskosten

  • Instandhaltungskosten

  • Verwaltungskosten

Die einzelnen Posten erhalten vor allem dann Bedeutung, wenn es darum geht, welche davon anteilig auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Umlagefähig ist nur ein Teil dieser Nebenkosten, nämlich die Betriebskosten. Dieser Begriff wird auch in den rechtlichen Bestimmungen verwendet. Gebräuchlich für diese Beteiligung des Mieters ist aber auch der Ausdruck der Mietnebenkosten.

Gesetzliche Grundlage für Betriebskosten

Die gesetzliche Grundlage für die Möglichkeit des Wohnungseigentümers, bestimmte Kosten an den Mieter weiterzugeben, findet sich in § 556 BGB. In der Betriebskostenverordnung hat der Gesetzgeber genauer definiert, dass es sich dabei nur um die laufenden Kosten, die dem Eigentümer durch den Gebrauch des Gebäudes entstehen, handeln kann. Die Verwaltungs- und Instandhaltungskosten, zu denen jeder Vermieter verpflichtet ist, werden explizit ausgeschlossen.

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Gut zu wissen: Die Betriebskosten müssen im Mietvertrag zusätzlich zur Kaltmiete genannt werden. Versäumen Sie als Vermieter, diese schriftlich in die Vereinbarung aufzunehmen, ist der Mieter nicht verpflichtet, Ihnen den angemessenen Teil Ihrer Nebenkosten zu erstatten.

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2. Welche Betriebskosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden?

In der Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 werden alle 17 Posten aufgeführt, die der Vermieter auf den Mieter umlegen darf. Dazu zählen:

  • laufende öffentliche Lasten des Grundstücks (z. B. Grundsteuer)

  • Wasserversorgung (inklusive aller Gebühren, die in Zusammenhang damit stehen)

  • Entwässerung (inklusive aller Gebühren, die in Zusammenhang damit stehen)

  • Betrieb der jeweiligen Heizungsanlage bzw. Kosten für die Lieferung der Wärme

  • Betrieb der Warmwasserversorgungsanlage

  • damit verbundene weitere Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen

  • Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzugs

  • Straßenreinigung und Müllbeseitigung

  • Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

  • Gartenpflege

  • Beleuchtung (für gemeinsam genutzte Gebäudeteile)

  • Schornsteinreinigung

  • Sach- und Haftpflichtversicherung

  • Hauswart

  • Betrieb einer Gemeinschafts-Antennenanlage bzw. von Breitbandanschlüssen

  • Betrieb von Einrichtungen für die Wäschepflege

  • sonstige Betriebskosten

In allen Fällen können nur laufende Kosten vom Vermieter geltend gemacht werden. Führt der Hauswart beispielsweise einmalige Reparaturen durch, dürfen diese nicht auf den Mieter abgewälzt werden. Mit dem letzten Punkt der „sonstigen Betriebskosten“ sind Aufwendungen gemeint, die nicht im Vorherigen erwähnt werden, aber ebenso dem laufenden Betrieb dienen. Fallen für den Vermieter diese zusätzlichen Kosten an, müssen sie im Mietvertrag definiert und zu Ende des Abrechnungszeitraums ausgewiesen werden.

3.  Wie werden Betriebskosten berechnet?

Die Berechnung der Betriebskosten nehmen die meisten Vermieter anhand eines Verteilungsschlüssels nach Wohnungsgröße vor. Im Mietvertrag sollte bereits festgehalten werden, welche laufenden Nebenkosten der Mieter mittragen soll und aus welchem Verteilerschlüssel sich sein Anteil ergibt.

Welche Varianten gibt es für den Vermieter?

Der Vermieter hat hier vier gängige Möglichkeiten, die entstehenden Kosten auf seine Mieter zu verteilen:

  • nach Wohnfläche

  • Größe des Haushaltes (Personenanzahl)

  • Verbrauch oder

  • Anteil an der Gesamtzahl der Wohneinheiten

Der Verteilerschlüssel fällt in den Berechnungsvarianten immer anders aus. Werden die Kosten beispielsweise im Verhältnis zur Anzahl der Wohnungseinheiten gesplittet, kann das natürlich zum Unmut unter Nachbarn führen. Es würde bedeuten, dass es beispielsweise vier Wohneinheiten gibt, jede also ein Viertel der Kosten übernimmt, aber in dem einem Haushalt eine fünfköpfige Familie und in dem anderen nur ein Single wohnt. 

In der Regel gilt: Wird im Vertrag keine Variante bestimmt, findet die Aufteilung gemäß der Wohnfläche statt. Heizkosten bilden hierbei eine Ausnahme, denn diese müssen immer (zu mindestens 50 Prozent) verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Alle Heizkörper müssen daher mit einem Zähler ausgestattet sein.

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Gut zu wissen: Als Vermieter sind sie verpflichtet, im Anschluss an die Abrechnungsperiode eine Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter zu erstellen. Dafür haben Sie ein Jahr Zeit. Sollten Sie die Frist versäumen, verlieren Sie damit – im Gegensatz zu ihrem Mieter – den Anspruch auf eine Nachzahlung. Nach Erhalt der Abrechnung, hat Ihr Mieter wiederum eine Frist von einem Jahr, um Widerspruch einzulegen. Mit Ablauf dieses Zeitraums verliert auch er den Anspruch auf eine Richtigstellung und ggf. Rückerstattung Ihrerseits.

In einer korrekten Betriebskostenabrechnung dürfen wichtige Angaben nicht fehlen. So muss der Vermieter den Abrechnungszeitraum, die gesamten Betriebskosten des Gebäudes, den Verteilerschlüssel und die Berechnung des jeweiligen Anteils aufzeigen. Die bereits geleistete Vorauszahlung des Mieters muss ebenfalls nachvollziehbar berücksichtigt werden.

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4. Ist eine Betriebskostenpauschale unkomplizierter?

Der Vermieter hat zwei Möglichkeiten, den Betrag für die Betriebskosten zu erheben. Entweder verpflichtet er den Mieter zu einer Vorauszahlung oder zu einer Pauschale. Dies sollte bereits eindeutig im Mietvertrag festgelegt sein, denn eine unklare Ausdrucksweise wird im Streitfall dem Vermieter angelastet. 

Handelt es sich bei den Beträgen um eine Vorauszahlung, so muss der Vermieter nach Ende des Abrechnungszeitraums diese Vorauszahlung mit den tatsächlichen Kosten verrechnen. War der Verbrauch höher als gedacht, darf er diese Nachzahlung vom Mieter zurückfordern. Lag dessen Verbrauch niedriger, trifft die Rückerstattung den Vermieter. Die offensichtlichen Nachteile dieser Methode liegen dabei in der Verwaltungsarbeit: Ablesen der Zählerstände, Auflistung der einzelnen Posten, Erstellung der Abrechnung etc.

Als Alternative hierzu darf der Vermieter auch eine angemessene Pauschale festsetzen. Sie wird im Mietvertrag vereinbart und der Vermieter erspart sich damit den bürokratischen Aufwand einer Betriebskostenabrechnung. Aber auch dabei gibt es einen kleinen Haken: Er darf keine Nachzahlung vom Mieter mehr fordern und auch die Anpassung einer Pauschale – für den Fall, dass die Nebenkosten steigen – ist etwas schwieriger, denn er muss sie präzise erläutern. Somit muss er dem Mieter die tatsächliche Preisveränderung darlegen können. Hat sich der Vermieter dagegen bei einer Vorauszahlung im Verbrauch verschätzt, kann er sie für den folgenden Abrechnungszeitraum einfach anpassen.

5. Betriebskosten bei Leerstand

Auch, wenn die Wohnung einige Monate leer steht, laufen die Nebenkosten weiter. Schließlich muss das Grundstück trotzdem gepflegt werden, Heiz- und Wasseranschluss bleiben, genau wie die Versicherungen, bestehen. Richtet sich der Verteilerschlüssel nach der Anzahl der Personen, die im gesamten Gebäude leben, kann sich der Vermieter freuen und der fehlende Beitrag verteilt sich auf die anderen Mieter. In allen anderen Fällen bleiben die Kosten zunächst am Vermieter hängen.

Ein Teil davon, die laufenden Kosten für Strom, Gebäudeversicherung oder Grundsteuer, darf er  jedoch als Werbungskosten in seiner Steuererklärung absetzen. Dafür sollte er dem Finanzamt glaubhaft darstellen können, dass er tatsächlich auf Mietersuche ist, beispielsweise anhand von Inseraten, begonnenen Renovierungsarbeiten oder der Beauftragung eines Maklers.

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7. Welche Nebenkosten der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen darf

Der Vermieter ist gesetzlich zur Instandhaltung der Immobilie verpflichtet. Nach § 535 Abs. 1 BGB betreffen ihn die Lasten der Mietsache. Handelt es sich um Reparaturen für defekte Gegenstände, die aufgrund von Alter oder Abnutzung ersetzt werden müssen, beispielsweise einen abgenutzten Fußboden, sind die Kosten nicht umlagefähig. Auch Verwaltungskosten, die dem Vermieter anfallen, beispielsweise zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung, betreffen den Mieter nicht.


Fragen und Antworten

Was sind Mietnebenkosten?

Mietnebenkosten werden in den entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen als Betriebskosten bezeichnet. Für die Bewirtschaftung einer Immobilie fallen dem Eigentümer eine Reihe von Nebenkosten an. Einen Teil davon, die laufenden Kosten, darf der Vermieter anteilig an den Mieter weitergeben. Neben der Kaltmiete zahlt  dieser in einer Vorauszahlung oder als Pauschale beispielsweise die Kosten für Wasser, Müllbeseitigung und Heizung.

Was ist in den Nebenkosten enthalten?

Als Besitzer einer Eigentumswohnung oder eines Hauses fallen Ihnen für die Bewirtschaftung des Objekts viele unterschiedliche Ausgaben an: Verwaltungskosten für die Vermietung der Immobilie, Instandhaltungskosten und Betriebskosten. Darin enthalten sind Posten, wie beispielsweise Grundsteuer, Versicherungen, Heiz- und Wasserkosten, aber auch Ausgaben für Reparaturen und die Verwaltungsarbeit. Nur die laufenden Kosten dürfen Sie auf den Mieter umlegen.

Wie berechne ich als Vermieter Mietnebenkosten?

In der Regel berechnen Sie als Vermieter den jeweiligen Anteil an den gesamten Betriebskosten nach einem Verteilerschlüssel, der entweder anhand der Wohnfläche, der Anzahl der Wohneinheiten, der Personenanzahl oder des Verbrauchs ermittelt wird.   

Welche Nebenkosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden?

Bei den Nebenkosten, die Ihnen für Ihre Immobilie anfallen, unterscheidet der Gesetzgeber zwischen den Instandhaltungs-, Verwaltungs- und den Betriebskosten. Alle Aufwendungen, die unter die ersten beiden Punkte fallen, tragen Sie als Vermieter selbst. Lediglich die in der Betriebskostenverordnung aufgeführten 17 Posten können Sie auf Ihre Mieter umlegen. Diese Möglichkeit besteht aber nur, wenn die Verpflichtung des Mieters, für die Betriebskosten aufzukommen, schriftlich im Mietvertrag festgehalten wurde.

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